I Skellefteå kommun jobbar vi tillsammans över gränserna, i en arbetskultur som präglas av en stark framtidstro. Skellefteå växer och förändras och vi på förvaltningen Utbildning och arbetsmarknad är mitt i händelsernas centrum. Vi verkar för en helhetssyn och en röd tråd i utveckling och lärande, från förskola till vuxenutbildning och arbetsmarknadsfrågor med ett uppdrag att ge varje barn, elev och deltagare en högkvalitativ och likvärdig utbildning.
Vi ... Visa mer
I Skellefteå kommun jobbar vi tillsammans över gränserna, i en arbetskultur som präglas av en stark framtidstro. Skellefteå växer och förändras och vi på förvaltningen Utbildning och arbetsmarknad är mitt i händelsernas centrum. Vi verkar för en helhetssyn och en röd tråd i utveckling och lärande, från förskola till vuxenutbildning och arbetsmarknadsfrågor med ett uppdrag att ge varje barn, elev och deltagare en högkvalitativ och likvärdig utbildning.
Vi på Nämndskansliet söker en engagerad förvaltningsadministratör som vill vara med och stärka vårt team och stötta förvaltningsledningen i deras arbete. Hos oss ansvarar vi för att ta fram rättssäkra och välgrundade beslutsunderlag och utveckla effektiva arbetsprocesser. Nämndskansliets arbetssätt präglas av tillit och solidaritet inom gruppen, samt stolthet över vår nyckelroll i det kommunala beslutsfattandet.
Om du flyttar från en annan ort erbjuder vi stöd och hjälp med att hitta bostad för att göra din övergång så smidig som möjligt.
När du söker jobbet behöver du enbart bifoga ditt CV. Det personliga brevet ersätts med frågor som du svarar på när du gör din ansökan.
Välkommen med din ansökan!
ARBETSUPPGIFTER
Som förvaltningsadministratör är du ett administrativt stöd till förvaltningsledningen. Det innebär att du bokar resor, hotell och andra praktiska arrangemang för förvaltningsledningen, samt hjälper till att hantera fakturor. Du bokar även lokaler och organiserar gemensamma planeringsdagar, internat och aktiviteter för förvaltningsledning och utbildningskontor. Du hanterar förvaltningsövergripande studiebesök, vilket inkluderar planering och koordinering samt att du kan komma att ta emot grupper som besöker Skellefteå kommun. Du kommer att hantera viss ekonomisk administration, så som att göra beställningar med våra upphandlade leverantörer, granska och kontera fakturor.
Förvaltningsadministratören är en nyckelperson som säkerställer att den förvaltningsövergripande fackliga samverkan fungerar smidigt. I denna roll kommer du att samarbeta med HR-funktioner, förvaltningsledning och de fackliga organisationerna.
Du kommer även att samarbeta med andra funktioner inom förvaltningen och ta ett gemensamt ansvar för registrering och utlämnande av allmänna handlingar, och vårt arbete med informationshanteringsplan.
Du deltar i förvaltningens redaktionsråd, där du bidrar med att skriva och publicera förvaltningsövergripande information på kommunens intranät. Som kontaktperson mot kundtjänst är du en viktig länk mellan förvaltningen och Skellefteå kommuns yta ut mot medborgarna.
Dina arbetsuppgifter inkluderar även andra förekommande administrativa uppgifter samt att bedriva utvecklingen inom ditt ansvarsområde. Till viss del kommer rollen att formas utifrån dina kompetenser och de behov som uppstår på arbetsplatsen.
KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en slutförd gymnasieutbildning. Utöver det har du genom vidareutbildning eller arbetslivserfarenhet skaffat dig kunskap och förmåga att utföra administrativa arbetsuppgifter med hög kvalitet.
Eftersom rollen innebär en hel del kommunikation, både internt och externt, är det viktigt att du behärskar det svenska språket i både tal och skrift så att du kan anpassa din kommunikation efter situation och målgrupp. Du behöver också vara bekväm med att prata engelska i din yrkesroll för att kunna möta besökare från andra länder.
Vi arbetar mycket digitalt, så för att trivas och lyckas i rollen behöver du vara trygg i att arbeta i digitala system och kunna lära dig nya verktyg snabbt.
Som person är du strukturerad och kan arbeta enligt en tydlig process. Du har god planeringsförmåga och kan hålla deadlines som är uppsatta. En lösningsorienterad inställning kommer att hjälpa dig att snabbt ta tag i och lösa problem som dyker upp. Du är kreativ och kan tänka utanför boxen för att hitta nya lösningar och nya sätt att arbeta på när det behövs.
Att kunna skapa och bibehålla goda relationer är en annan nyckelfaktor. Du kommer att arbeta nära många olika personer och det är viktigt att du är bekväm med att bygga nya yrkesmässiga relationer. Dessutom krävs en samarbetsorienterad inställning, där anpassningsförmåga och fokus på gemensamma mål bidrar till framgångsrika samarbeten. Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete inom kommunal, regional eller statlig förvaltning.
ÖVRIGT
Utbildning och arbetsmarknad är en av kommunens största förvaltningar med cirka 3 000 medarbetare. Vår verksamhet finns i hela kommunen med cirka 35 grundskolor, 87 förskolor, 40 fritidshem och fyra gymnasieskolor. Vi arbetar för att barn och unga ska ha de verktyg de behöver för att hitta rätt i både nutid och framtid. Vi verkar för en helhetssyn och en röd tråd i utveckling och lärande från förskola till och med gymnasiet. En växande vuxenutbildning och en arbetsmarknadsenhet med fokus på de som behöver extra stöd ingår också i förvaltningen.
För att arbeta inom Utbildning och arbetsmarknads verksamheter krävs att du lämnar ett utdrag från belastningsregistret. Du beställer själv utdraget för skola och barnomsorg hos https://polisen.se/. Det är giltigt ett år och måste därefter förnyas.
Läs mer om Skellefteå här:
https://skelleftea.se
Kontakt från rekryterings- och bemanningsföretag samt annonsförsäljare undanbeds.
Visa mindre